О защите персональных данных

 

Утверждено

приказом генерального директора

№ 9-п от «18» января 2012 года

 

ПОЛОЖЕНИЕ

о защите персональных данных работников

ООО Социально-пенсионное агентство «Иртас-Сервис»

 

1. Общие положения.

1.1.   Настоящее положение принято в целях сохранения личной тайны и защиты персональных данных работников Общества.

1.2.  Положение определяет права и обязанности руководителей и работников, порядок использования указанных данных в служебных целях, а также порядок взаимодействия по поводу сбора, документирования, хранения и уничтожения персональных данных работников.

1.3.  Настоящее положение разработано на основе и во исполнение части 1 статьи 23, 24 Конституции Российской Федерации, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152- ФЗ «О персональных данных» с изменениями, внесенными Федеральным законом от 25.07.2011 № 261-ФЗ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», положений главы 14 Трудового кодекса Российской Федерации «Защита персональных данных работников».

1.4.   В настоящем положении используются следующие понятия и термины:

работник - физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем;

персональные данные - любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

1.5.  Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или по истечении 75 лет срока хранения, если иное не определено законом.

1.6. Настоящее Положение утверждается и вводится в действие приказом генерального директора и является обязательным для исполнения всеми работниками, имеющими доступ к персональным данным сотрудников.

 

2. Понятие и состав персональных данных работника.

2.1.  Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Под информацией о работниках понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни и профессиональной деятельности работника, позволяющие идентифицировать его личность.

2.2.   Документами, содержащие персональные данные являются:

-     паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

-     трудовая книжка;

-     страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

-     свидетельство о постановке на учет в налоговый орган и присвоения ИНН;

-     документы воинского учета;

-    документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или специальной подготовки;

-     карточка Т-2;

-     автобиография;

-     личный листок по учету кадров;

-     медицинское заключение о состоянии здоровья;

-     документы, содержащие сведения о заработной плате, доплатах и надбавках;

-    приказы о приеме лица на работу, об увольнении, а также о переводе лица на другую должность;

-    другие документы, содержащие сведения, предназначенные для использования в служебных целях.

 

3. Создание персональных данных работника.

3.1.  Документы, содержащие персональные данные работника, создаются путем:

-     копирования оригиналов документов;

-     внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

-    получения оригиналов необходимых документов (трудовая книжка, личный листок по учету кадров, автобиография, медицинское заключение).

 

4. Обработка персональных данных работника.

4.1.   Под обработкой персональных данных работника понимается получение, хранение, комбинирование, передача или другое использование персональных данных работника.

4.2.  В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:

4.2.1. Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

4.2.2.   Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника, возможно, получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

4.2.3.  Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений данные о частной жизни работника (информация о жизнедеятельности в сфере семейных, бытовых, личных отношений) могут быть получены и обработаны работодателем только с его письменного согласия.

4.2.4.   Работодатель не имеет право получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

4.3.      К обработке, передаче и хранению персональных данных работника могут иметь доступ сотрудники:

-         бухгалтерии;

-         сотрудники отдела кадров;

-         сотрудники отдела инженерно-программного обеспечения.

4.4.     Использование персональных данных возможно только в соответствии с целями, определившими их получение.

4.5.     Передача персональных данных работника возможна только с согласия работника или в случаях, прямо предусмотренных законодательством.

4.5.1.   При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

-        не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;

-        не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

-        предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;

-        разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, определенным приказом по организации, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

-        не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

-        передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым Кодексом, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

4.5.2.   Передача персональных данных от держателя или его представителей внешнему потребителю может допускаться в минимальных объемах и только в целях выполнения задач, соответствующих объективной причине сбора этих данных.

4.6.      Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных сотрудника распространяются как на бумажные, так и на электронные (автоматизированные) носители информации.

4.7.      Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации по телефону или факсу.

4.8.      При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения. Работодатель учитывает личные качества работника, его добросовестный и эффективный труд.

 

5. Доступ к персональным данным.

5.1.      Внутренний доступ (доступ внутри Общества).

5.1.1.   Право доступа к персональным данным сотрудника имеют:

-         генеральный директор Общества;

-         руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к личным данным только сотрудников своего подразделения);

-         при переводе из одного структурного подразделения в другое, доступ к персональным данным сотрудника может иметь руководитель нового подразделения;

-         сам работник, носитель данных;

-         другие сотрудники организации при выполнении ими своих служебных обязанностей.

5.2.  Внешний доступ.

5.2.1.   К числу массовых потребителей персональных данных вне организации можно отнести государственные и негосударственные функциональные структуры:

-          налоговые инспекции;

-          правоохранительные органы;

-          органы статистики;

-          страховые агентства;

-          военкоматы;

-          банковские учреждения;

-          органы социального страхования;

-          пенсионные фонды;

5.2.2.   Организации, в которые сотрудник может осуществлять перечисления денежных средств (страховые компании, негосударственные пенсионные фонды, благотворительные организации, кредитные учреждения), могут получить доступ к персональным данным работника только в случае его письменного разрешения.

5.2.3.    Другие организации.

Сведения о работающем сотруднике или уже уволенном могут быть предоставлены другой организации только с письменного запроса на бланке организации, с приложением копии заявления работника.

Персональные данные сотрудника могут быть предоставлены родственникам или членам его семьи только с письменного разрешения самого сотрудника.

 

6. Защита персональных данных.

6.1.  Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.

6.2.    Внутренняя защита:

6.2.1. Основным виновником несанкционированного доступа к персональным данным является, как правило, персонал, работающий с документами и базами данных. Регламентация доступа персонала к конфиденциальным сведениям, документам и базам данных входит в число основных направлений организационной защиты информации и предназначена для разграничения полномочий между руководителями и специалистами Общества.

6.2.2.   Для обеспечения внутренней защиты персональных данных работников необходимо соблюдать ряд мер:

-         ограничение и регламентация состава работников, функциональные обязанности которых требуют конфиденциальных знаний;

-         строгое избирательное и обоснованное распределение документов и информации между работниками;

-         рациональное размещение рабочих мест работников, при котором исключалось бы бесконтрольное использование защищаемой информации;

-         знание работником требований нормативно - методических документов по защите информации и сохранении тайны;

-          наличие необходимых условий в помещении для работы с конфиденциальными документами и базами данных;

-          организация порядка уничтожения информации;

-         своевременное выявление нарушения требований разрешительной системы доступа работниками подразделения;

-         воспитательная и разъяснительная работа с сотрудниками подразделения по предупреждению утраты ценных сведений при работе с конфиденциальными документами;

6.2.3.   Защита персональных данных сотрудника на электронных носителях.

Все папки, содержащие персональные данные сотрудника, должны быть защищены паролем, который сообщается руководителю отдела кадров и руководителю отдела инженерно-программного обеспечения.

6.3.     Внешняя защита:

6.3.1.  Для защиты конфиденциальной информации создаются труднопреодолимые препятствия для лица, пытающегося совершить несанкционированный доступ и овладение информацией.

6.3.2. Под посторонним лицом понимается любое лицо, не имеющее непосредственного отношения к деятельности компании, посетители, работники других организационных структур. Посторонние лица не должны знать распределение функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в отделе кадров.

6.3.3.  Для обеспечения внешней защиты персональных данных сотрудников необходимо соблюдать ряд мер:

-          следование порядку приема, учета и контроля деятельности посетителей;

-          осуществление пропускного режима Общества;

-          организация учета и порядка выдачи удостоверений;

-          наличие технических средств охраны, сигнализации;

-          требования к защите информации при интервьюировании и собеседованиях.

6.4.   Все лица, связанные с получением, обработкой и защитой персональных данных, обязаны подписать обязательство о неразглашении персональных данных работников.

6.5.  Кроме мер защиты персональных данных, установленных законодательством, работодатели, работники и их представители могут вырабатывать совместные меры защиты персональных данных работников.

 

7. Права и обязанности работника.

7.1.       Закрепление прав работника, регламентирующих защиту его персональных данных, обеспечивает сохранность полной и точной информации о нем.

7.2.       Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

7.3.       В целях защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работник имеет право:

-        требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных.

-        на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным по письменному заявлению, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные;

-         определять своих представителей для защиты своих персональных данных;

-         на сохранение и защиту своей личной и семейной тайны.

7.4.        Работник обязан:

-        передавать работодателю или его представителю комплекс достоверных, документированных персональных данных, состав которых установлен Трудовым кодексом РФ.

-        своевременно сообщать работодателю об изменении своих персональных данных

7.5.       Работники ставят работодателя в известность об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения, что получает отражение в трудовой книжке на основании представленных документов. При необходимости изменяются данные об образовании, профессии, специальности, присвоении нового разряда и пр.

 

8. Ответственность за разглашение конфиденциальной информации,
связанной с персональными данными.

8.1.       Персональная ответственность - одно из главных требований к организации функционирования системы защиты персональной информации и обязательное условие обеспечения эффективности этой системы.

8.2.     Лица, в соответствии со своими полномочиями владеющие информацией о гражданах, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

8.3.     Каждый сотрудник организации, получающий для работы конфиденциальный документ, несет единоличную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации.

8.4.       Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

8.5.    За неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него обязанностей по соблюдению установленного порядка работы со сведениями конфиденциального характера работодатель вправе применять предусмотренные Трудовые кодексом дисциплинарные взыскания.

Скачать документы

Доверенность, образец

Калькулятор пенсии

Рассчитать пенсию online

Задать вопрос

Ответим на любые вопросы